VvE Beheer
Diensten en Tarieven
VvE Beheer
VZB Vastgoed biedt een all-in pakket waarbij het dagelijks, technisch, administratief en financieel beheer uit handen wordt genomen.
Dagelijks en administratief beheer
- Dagelijks contact met bestuur en eigenaren;
- Het organiseren, bijwonen en notuleren van de jaarlijkse algemene ledenvergadering en tweede ledenvergadering bij onvoldoende opkomst*;
- Binnen 6 weken na de vergadering worden de notulen opgesteld en verzonden;
- Het voldoende verzekeren en verzekerd houden van de gemeenschappelijke delen conform de akte van splitsing;
- Het afhandelen van schadegevallen;
- Het verzorgen en verzenden van correspondentie voor de vereniging;
- Het regelmatig contact houden met het bestuur en de diverse commissies van de vereniging en én het bijwonen van 1 bestuursvergadering per jaar;
- Het verstrekken van opdrachten aan leveranciers namens de VvE waarvoor tijdens de algemene ledenvergadering goedkeuring is gegeven;
- Het toezicht houden op de naleving van de bepalingen uit het reglement van splitsing, het huishoudelijk reglement en op de besluiten van de Algemene Ledenvergadering;
- Het op verzoek verstrekken van informatie aan appartementseigenaren over het appartementsrecht.
*Wij gaan uit van enige betrokkenheid bij de VvE door de eigenaars en dat de opkomst voor een vergadering voldoende is. Als dit niet het geval is zullen wij een tweede reglementaire vergadering uitschrijven en hiervoor brengen wij een standaard bedrag in rekening van € 43,20 exclusief btw.
Financieel Beheer
- Het opmaken en versturen van het exploitatieoverzicht en de balans over het afgelopen boekjaar;
- Het opmaken van een conceptbegroting op basis van de akte van splitsing en de daarbij behorende maandelijkse voorschotbijdrage, de conceptbegroting zal in de Algemene Ledenvergadering ter goedkeuring worden voorgelegd;
- Het incasseren en administreren van de maandelijkse voorschotbijdrage, waarbij indien gewenst gebruik wordt gemaakt van een automatische incassoservice;
- Het voeren van een incassoprocedure conform het incassobesluit die jaarlijks door de ledenvergadering moet worden vastgesteld en goedgekeurd;
- Het namens de vereniging betalen van de gemeenschappelijke kosten;
- Het voeren van de volledige dagelijkse financiële administratie van de vereniging;
- Het beheren van de op naam van de vereniging gestelde bankrekening;
- Het afrekenen van de stookkosten;
- Het jaarlijks op verzoek digitale inzage verstrekken en indien noodzakelijk een verdere toelichting op de financiële administratie aan de kascommissie geven;
- Het verzorgen van de archivering van alle stukken van de vereniging, met inachtneming van de wettelijk voorgeschreven
- Het bijhouden van de eigenarenadministratie en eventuele mutaties*;
- Het schriftelijk informeren van de nieuwe eigenaar na appartementsoverdracht.
* Voor het verwerken van mutaties en het aanleveren van gegevens aan de notaris als een appartementsrecht van eigenaar wisselt rekenen wij administratiekosten. Via de notaris brengen wij bij zowel de verkoper als koper € 81,82 exclusief btw in rekening. Bij een verdeling wordt dit tarief alleen in rekening gebracht bij de koper.
Debiteurenbeheer
- Het incasseren en administreren van de maandelijkse voorschotbijdrage, waarbij indien gewenst gebruik wordt gemaakt van een automatische incassoservice;
- Het voeren van een incassoprocedure conform het incassobesluit die jaarlijks door de ledenvergadering moet worden vastgesteld en goedgekeurd.
Voor de VvE is het belangrijk dat de ledenbijdrage tijdig betaald wordt. VZB Vastgoed speelt hier een belangrijke rol in door een strak herinnerproces te hanteren waarbij er zoveel mogelijk gehandeld wordt vanuit de menselijke maat zonder het belang van de VvE uit het oog te verliezen.
Het is noodzakelijk dat het incassobesluit jaarlijks opnieuw wordt vastgesteld tijdens de algemene ledenvergadering. Het incassobesluit geeft ons toestemming om een vordering uit handen te geven wanneer alle andere maatregelen niet tot een volledige betaling hebben geleid.
Om achterstallige betalingen te innen volgen wij de volgende stappen:
-
- Eerste betalingsherinnering
- Tweede betalingsherinnering
- Aanmaning inclusief administratiekosten
Blijft een betaling nog steeds uit na een laatste aanmaning dan nemen wij indien mogelijk telefonisch contact op. Men krijgt dan nog een laatste mogelijkheid om de schuld te voldoen aan de VvE zonder dat er vervolgmaatregelen genomen worden. Leidt ook dit niet tot een volledige betaling dan wordt de vordering uit handen gegeven aan onze vaste partner BoitenLuhrs. Zij versturen eerst een wettelijk verplichte 14-dagen WIK-brief. Dit geeft nog eens veertien dagen de tijd om de schuld kosteloos te betalen.
Als ook nu geen betaling volgt dan wordt er een dagvaarding opgesteld en komt de zaak voor de rechter.
Uiteraard wordt altijd eerst het bestuur benaderd voordat de vordering uit handen gegeven wordt en zal er overleg plaatsvinden. Het komt regelmatig voor dat het bestuur hier nog iets in kan betekenen en zo extra kosten voor de eigenaar kan voorkomen. Het uit handen geven van een vordering is altijd een laatste middel.
Technisch Beheer
- Het opdragen van klein noodzakelijk onderhoud tot een bedrag van € 500,- exclusief btw;
- Bedragen die de hierboven genoemde € 500,- te boven gaan zullen ter goedkeuring aan de voorzitter of door de vergadering benoemde leden van de vereniging worden voorgelegd;
- Het 24 uur per dag bereikbaar zijn voor storingen, 365 dagen per jaar.
- Het aanvragen van offertes voor groot onderhoud en noodzakelijk onderhoud;
- Offertes voor groot onderhoud worden indien gewenst en noodzakelijk in het bijzijn van VZB Vastgoed en de gekozen leveranciers ter plaatse opgemaakt, bij voorkeur op basis van het door de vereniging vastgestelde meerjaren onderhoudsplan of bestek;
- Het op verzoek beoordelen en adviseren van de uitgebrachte offertes en het toelichten en agenderen in en op de ledenvergadering;
- Het opvragen en afsluiten van onderhoudscontracten na instemming van de ledenvergadering.
Waarin onderscheiden wij ons van de rest?
Waarom voor ons kiezen?
Korte Communicatielijnen
Voor u zijn wij telefonisch goed bereikbaar (geen wachtrij), u ontvangt snel antwoord via de mail en voor urgente zaken kunt u 24 uur per dag bij ons terecht.
Ledenportaal
Als eigenaar krijgt u toegang tot het ledenportaal MijnVvE. Alle gegevens van uw VvE zijn voor u dus inzichtelijk. Denk hierbij aan uw ledenfacturen, eventueel openstaand saldo, documenten zoals de splitsingsakte en verzekeringspolis, e.d.
Duurzaam
Onze focus ligt steeds meer op verduurzaming en hiervoor hebben wij een speciaal pakket ontwikkeld voor kleine én grote VvE’s. Wilt u meer informatie ga dan eerst naar Verduurzaming.